Desde la aprobación de la ley de Apoyo a los emprendedores, la legalización de los libros de empresa en España sólo puede realizarse en formato electrónico y debe presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática. Cuando el ejercicio contable coincida con el año natural (1 de enero a 31 de diciembre), el empresario debe presentar los libros antes de que finalice el mes de abril.

Libros de empresa a legalizar

  • Libro de inventarios y Cuentas Anuales
  • Libro Diario
  • Libro de Actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad
  • Libro de Registro de Acciones Nominativas
  • Libro del Registro de Socios (Sociedades Limitadas)
  • Libro del Registro de contratos (sólo las Sociedades Unipersonales)

La presentación y legalización de los libros de empresa en el Registro Mercantil competente, debe ser por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, es decir, antes de la finalización del mes de abril. No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.

En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos, se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.

Aquellas sociedades que no hubieran legalizado sus libros en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales.

Es recomendable revisar toda la documentación mercantil que se haya podido generar durante el ejercicio 2015 y verificar que se han incorporado todas las actas de juntas y cambios de socios.

La legalización de libros de empresa en formato electrónico
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