La factura electrónica es la digitalización de las facturas que las empresas o autónomos emiten para cobrar los productos o servicios prestados. Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura normal, pero el formato en el que se expide y recibe es electrónico.
Las facturas electrónicas deben recoger la misma información que las de papel reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta normativa establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas:
- Número: la serie numérica de las facturas, por lo demás, ha de ser siempre correlativa
- Fecha de emisión
- Datos del emisor y del destinatario de la factura: nombre y apellidos o razón social, dirección y NIF
- Descripción de los productos que se venden
- Importe por unidad antes del IVA de cada uno de los productos
- Desglose del IVA, lo que incluye el tipo de IVA que se aplica y la cuota tributaria
- Si la factura está exenta de IVA, hay que mencionar el correspondiente precepto de la Ley de IVA por el que la factura está exenta
- Retención de IRPF en caso de que aplique al emisor
- La fecha de las operaciones, en caso de que no coincida con la fecha de emisión de la factura.
Hay dos tipos de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y son generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación y tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Ventajas de la factura electrónica
- Ahorros de costes (papelería, transporte, etc.)
- Mayor seguridad de los procesos
- Reducción de tiempos de facturación
- Reducción de fallos y errores en las facturas
- Menor probabilidad de falsificación.
La expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
